Děláte opravdu vše, aby váš e-mail neskončil v koši?

Zdánlivě banální věc: jak správně napsat obyčejný e-mail s tiskovou zprávou. To by měl umět každý. A přitom valná část z těch, co chodí i do naší redakce, základní pravidla komunikace popírá.

30.1. 2013 18:02:46 | ankety & názory | Jan „ian“ Hromek

Záplava e-mailů - jste si jisti, že v koši neskončí právě ten váš? [foto: www.stopfakereform.com]

O kultivaci písemné PR produkce hudební scény se snažíme dlouho a vcelku pravidelně. Protože ale dorůstají nové a nové generace PR mágů, není od věci jim některá profesní pravidla znovu a znovu připomínat. Profesní pravidla neexistují proto, že někdo chce někoho jiného poučovat, ale byla kodifikovaná z naprosto triviálního důvodu: protože prostě jen ta fungují!

Ach ta lidová tvořivost

Přitom by stačilo málo - aby se PR mágové vžili do situace druhé strany, která má jejich texty číst a zpracovávat. Asi by rychle ocenili požadavek na jasnost, srozumitelnost a konkrétnost, díky kterým se adresát záplavou nových zpráv snadno v poště probere. Pro příklady lidové tvořivosti nemusím chodit daleko, jen kolem Vánoc mi jich přišlo několik, které uváděly nicneříkající titulky jako „prosím o zveřejnění“ či „Prosba o zveřejnění článku“. Konkrétněji se PR mágové nevymáčkli ani v samotném těle dopisu, kde nebyli o mnoho věcnější: „Prosím o zveřejnění tiskové zprávy na Silvestra do klubu XY“ a „rádi bychom Vás požádali o podporu našeho vydavatelství uvedením našeho článku (viz příloha) na Vaše stránky“... Ruku na srdce, asi bych musel být velký lidumil se spoustou času, abych četl dál.

Absolutním šampiónem a pro mě i legendou mezi lidovými PRisty je ale anonymní Slovák, který jako předmět uvedl „tisková zpráva“, samotný text „vytunil“ prosbou „ke zveřejnění“ a aby udělal opravdu vše proto, aby si z jeho e-mailu nikdo soudný opravdu nic neodnesl, samotnou zprávu „zazipoval“, by se k ní redaktor-altruista musel ještě navíc dobývat.

Svatá trojice

Jako v příbuzném oboru reklamě či promo aktivitách pro veřejnost platí i zde, že prodává titulek. Psaní dobrého titulku je velká „chemie“ a schopnost vystihnout podstatu nabídky v pár slovech se platí zlatem. Zkuste si sami nejdřív položit otázku, proč by měla zrovna vaše zpráva mezi desítkami dalšími upoutat! Když odpověď nenaleznete, snažte se alespoň stručně informovat, aby osoba, co e-mail bude zpracovávat, měla základní pojem o tom, zda má dál číst nebo ne. Ve vlastním těle dopisu pak vaši věc v několika větách dále rozveďte.

Samotná tisková zpráva (samozřejmě napsaná v textovém procesoru) musí bez větších okolků uvést to podstatné a nezdržovat. Jejím základem, který má ideálně a v bodech místo klidně i na začátku, je něco jako svatá trojice a tu si zapište za uši: kdy - kde - kdo (popř. co)? A protože jsme web o koncertech a tanečních akcích a ne o charitě, čitelně někam uveďte cenu lístku. Toto je naprostý základ, který musí být někde samostatně uveden ideálně s odrážkami a který nesmí být troušen po částech někde po textu. I kdyby zbytek textu byl totální zmatek, splníte to zásadní: alespoň informovat. Je vám to jasné?

Dále už jen v bodech, se kterými se neztratíte ani kdekoliv ve svém jiném zaměstnání či v podnikání:

  • Nepoužívejte formát pfd, ale pracujte v nějakém textovém procesoru
  • Vymáčkněte se rovnou v předmětu dopisu
  • Svůj „problém“ stručně rozveďte v těle e-mailu
  • Zkuste něco nabídnout. Neznám člověka, kterého nechá chladným, když může něco získat (třeba jen užitečnou informaci)
  • Informujte! Pamatujte na svatou trojici „kdy - kde - kdo“
  • Vata a omáčka až po svaté trojici
  • Přiložte protříděné promo obrázky a fotky
  • Posílání ilustračních souborů o větší velikosti než cca 250kb je profesní nezdvořilost
  • Zakažte si „zipování“
  • Nezapomeňte na další díl, tentokrát o typografii :-)

Mělo by vás taky zajímat:

REKLAMA
DOPORUČUJEME
RAVE.cz - hudební server nejen o taneční scéně